Niezbędne formularze i dokumenty w każdej firmie
Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia swoim pracownikom odpowiednich warunków, aby mogli bezpiecznie i higienicznie wykonywać swoje obowiązki.
Ten fakt jest niepodważalny i uregulowany został licznymi przepisami. Jednakże BHP to nie tylko noszenie przydzielonej odzieży roboczej czy też środków ochrony indywidualnej, ale to również biurokracja. Pracodawca zobowiązany jest do dokumentowania praktycznie wszystkiego związanego z tym działem. Dokumenty i formularze BHP są dla niego i dla organizacji zewnętrznych dowodem na to, że BHP jest na wysokim poziomie i przede wszystkim nie jest ignorowanie. Co należy do podstawowej dokumentacji i co ona powinna zawierać? O tym dowiesz się z tego tekstu.
Po co formularze i dokumenty BHP w firmie?
Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji należy do podstaw w prowadzeniu firmy. Bez względu na to, czy jest to dział księgowości, magazyn, czy też dział BHP, należy ją prowadzić i odpowiednio przechowywać. Stanowi ona bowiem dowód, że dana czynność miała miejsce i nikt tego nie podważy.
W przypadku działu BHP również powinno się wszelkie dokonane zadania, czy też czynności dokumentować. Ze względu na to, iż jest to szczególny dział i ściśle się wiąże z bezpieczeństwem i zdrowiem pracowników, to sposób i forma ich prowadzenia jest w większości przypadków narzucona przez przepisy prawne. Stosując się do nich oraz sumiennie wykonując swoje „papierkowe” obowiązki, pracodawca nie tylko będzie wiedział co się dzieje w firmie, ale również uniknie nieprzyjemności podczas niezapowiedzianych kontroli.
Podstawowe formularze i dokumenty BHP
Dokumentacji BHP, które należy prowadzić w każdej firmie jest wiele. Poniżej przedstawiam rodzaje dokumentów, które muszą się znaleźć w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na branżę. Należy również dodać, że jest to tylko część, w rzeczywistości jest ich znacznie więcej.
Ocena ryzyka zawodowego
Ocena ryzyka zawodowego to niezbędny i obowiązkowy dokument BHP w każdym przedsiębiorstwie, ponieważ prawidłowo sporządzony zawiera wykaz wszystkich zagrożeń wraz z ich oszacowaniem, określeniem ich akceptowalności oraz określeniu działań, które je wyeliminują lub przynajmniej zmniejszą.
Karta oceny ryzyka zawodowego, aby spełniała wszelkie normy prawne powinna zawierać co najmniej:
-
charakterystykę ocenianego stanowiska pracy
-
informacje dotyczące identyfikacji zagrożeń
-
szacowanie parametrów ryzyka i jego wartościowanie
-
informacje dotyczące kryteriów akceptacji oraz poziomu ryzyka akceptowalnego
-
środki ochrony, które zminimalizują lub całkowicie wyeliminują ryzyko zawodowe
-
wynik końcowy oceny ryzyka zawodowego oraz zalecenia dotyczące monitorowania ryzyka i jego okresowej oceny
-
przepisy, normy lub wytyczne stosowane przy ocenie ryzyka zawodowego.
Powyższe informacje muszą się znaleźć, aby ta dokumentacja BHP była uznana za prawidłową i przede wszystkim spełniała swoje zadanie, jakim jest zarządzanie bezpieczeństwem w zakładzie pracy.
Karta szkolenia wstępnego
Z kartą szkolenia wstępnego ma do czynienia każdy nowo zatrudniony pracownik, ponieważ wypełnia się ją, tuż po przeszkoleniu nowego personelu. Karta szkolenia wstępnego to potwierdzenie dla instytucji zewnętrznych (np. Państwowej Inspekcji Pracy), że pracownik poznał zasady BHP panujące w danym zakładzie pracy i wie, jak postępować w przypadku wystąpienia wypadku lub sytuacji awaryjnej.
Ten dokument BHP jest obowiązkowy w każdym przedsiębiorstwie i powinien być sporządzony na odgórnie narzuconym wzorze. Wzór ten można znaleźć w załączniku nr 2 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z tym rozporządzeniem, karta szkolenia wstępnego powinna składać się z:
-
nazwy pracodawcy
-
imienia i nazwiska pracownika, który odbył szkolenie wstępne
-
informacje dotyczące instruktażu ogólnego (m.in. datę, imię i nazwisko osoby przeprowadzającej instruktaż)
-
informacje dotyczące instruktażu stanowiskowego (m.in. nazwę stanowiska, datę, imię i nazwisko osoby, która instruktaż stanowiskowy przeprowadziła).
Tak sporządzona karta powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika w części B.
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP okresowego
Kolejne szkolenie, jakie pracownik musi odbyć, to szkolenie okresowe BHP. Ma ono na celu utrwalenie i zaktualizowanie wiedzy z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy. Odbywa się ono co pewien, określony w przepisach czas. Dla każdej z grup zawodowych termin ten jest różny. Potwierdzeniem przeszkolenia pracowników jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wstępnego.
Wzór takiego oświadczenia, podobnie jak w przypadku karty szkolenia wstępnego, można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z nim zaświadczenie to powinno się składać z takich elementów, jak:
-
dane organizatora szkolenia
-
imię i nazwisko oraz data urodzenia osoby szkolonej
-
rodzaj szkolenia
-
forma szkolenia (kurs, seminarium, samokształcenie kierowane)
-
okres szkolenia
-
cel szkolenia
-
podpis osoby upoważnionej przez organizatora szkolenia
-
zakres tematyczny szkolenia oraz przeznaczony na niego czas (wykłady, ćwiczenia).
Prawidłowo sporządzone zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP okresowego należy przechowywać w aktach osobowych pracownika, w części B.
Protokół powypadkowy
Kolejnym niezbędną dokumentacją BHP w firmie jest protoków powypadkowy. Jest on bardzo ważny, ponieważ zawiera on niezbędne informacje dotyczące okoliczności i przyczyn wypadku. Wypełnia go specjalnie powołany zespół powypadkowy najpóźniej do 14 dnia od uzyskania informacji o wypadku. Należy go udostępnić organom zewnętrznym tj. Państwowa Inspekcja Pracy, a w przypadku wypadku ze skutkiem śmiertelnym Prokuratorowi.
Protokół powypadkowy powinien składać się z następujących elementów:
-
dane firmy, w której poszkodowany był zatrudniony
-
skład zespołu powypadkowego
-
dane poszkodowanego
-
datę zgłoszenia wypadku
-
ustalone okoliczności wypadku
-
ustalone przyczyny wypadku
-
skutki wypadku
-
określenie, czy wypadek był wypadkiem przy pracy, oraz czy jest traktowany na równi z wypadkiem przy pracy
-
określenie rodzaju wypadku (np. indywidualny, zbiorowy, śmiertelny)
-
wnioski i zalecenia profilaktyczne
-
podpisy członków komisji powypadkowej
-
datę sporządzenia protokołu
-
ewentualne przyczyny niesporządzenia protokołu w ciągu 14 dni
-
podpis poszkodowanego lub członka rodziny.
-
oraz zatwierdzenie protokołu, datę doręczenia protokołu, spis załączników.
Do protokołu powypadkowego powinny być dołączone m.in.: wyjaśnienia poszkodowanego, zeznania/ opinie świadków, opinie lekarzy lub innych specjalistów oraz fotografie z miejsca wypadku. Należy pamiętać, że dokumentacja ta powinna być przechowywana przez co najmniej 10 lat.
Rejestr wypadków
Każdy wypadek w danym zakładzie pracy powinien być odnotowany. W tym celu pracodawca ma w obowiązku prowadzić rejestr wypadków na podstawie wystawionych protokołów powypadkowych. Wpisuje się do niego jednakowo zdarzenia uznane za wypadek przy pracy oraz te, które są na równi z nim traktowane. W rejestrze tym powinno się znaleźć:
-
imię i nazwisko osoby poszkodowanej
-
miejsce i data wypadku
-
informacje dotyczące skutków wypadku
-
data sporządzenia protokołu powypadkowego
-
stwierdzenie, czy wypadek był wypadkiem przy pracy
-
datę przekazania do ZUS-u wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy
-
liczbę dni niezdolności do pracy
-
inne informacje, które nie są danymi osobowymi, a są niezbędne w rejestrze, np. zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.
Obowiązek prowadzenia tego rejestru wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz z Kodeksu pracy.
Prowadząc dokumentacje i formularze BHP należy pilnować, aby spełniały one wytyczne z licznych rozporządzeń.
Badania lekarskie
Wśród dokumentacji BHP nie może również zabraknąć badań lekarskich pracownika, które są dowodem na to, iż nie ma przeciwwskazań do wykonywania określonych prac. Są one terminowe, i pracodawca nie może dopuścić do tego, aby pracownik nie odnowił ich przed upływem określonego terminu. Należy dodać, że wzór orzeczenia lekarskiego jest określony przez odpowiednie przepisy.
Czy wiesz, że…. zgodnie z 229 § 4 k.p. pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Dopuszczenie do pracy osoby, która nie posiada ważnego orzeczenia jest wykroczeniem i pracodawca może zapłacić karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Wynika to z art. 283 § 1 k.p.
