Instrukcje BHP dla biura
Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy i wynika on przede wszystkim z Kodeksu pracy.
Pracodawca zobligowany jest nie tylko do zapewnienia odpowiednich szkoleń BHP, czy też przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego, ale również do wdrażania i udostępniania instrukcji BHP wszędzie tam, gdzie istnieje zagrożenie zdrowia i życia pracownika, niezbędne jest udzielenie wszelkich wskazówek dotyczących stanowiska, czy też tam, gdzie stosowane są różne urządzenia np. niszczarki. O tym, dlaczego instrukcje BHP dla biura są ważne, dowiesz się z tego tekstu.
Czym są instrukcje BHP?
Instrukcje to dokumenty BHP, które można znaleźć praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Zawierają one zbiór zasad BHP, wskazówek oraz sposobów postępowania, które mają na celu dostarczenie pracownikowi informacji, jak ma postępować wszędzie tam, gdzie istnieje ryzyko zagrożenia zdrowia i życia. Należy również dodać, że dokument ten jest obowiązkowy i powinien być dla pracownika łatwodostępny.
Rodzaje instrukcji BHP
Jak już zostało stwierdzone, dokument ten jest niezwykle ważny pod względem BHP w każdym zakładzie pracy i praktycznie na każdym stanowisku, nawet wśród pracowników biurowych. Dzięki niemu wiadomo, jak postępować w określonych sytuacjach lub bezpiecznie obsługiwać urządzenie. Wyróżnia się kilka rodzajów instrukcji. Są one następujące:
-
Instrukcje ogólne- dotyczą one praktycznie każdego pracownika w firmie i stanowią one podstawową dokumentację BHP w zakładzie pracy. Zawierają one podstawowe zasady BHP oraz stanowią wstęp do bardziej szczegółowych instrukcji.
-
Instrukcje przy obsłudze konkretnego sprzętu, maszyny i urządzenia- zawierające wszelkie wytyczne, zakazy oraz sposoby postępowania w przypadku awarii dotyczące konkretnego urządzenia np. instrukcja obsługi kserokopiarki.
-
Instrukcje przy wykonywaniu określonych pracy lub czynności- określająca to, jak określoną czynność wykonać, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia zagrożenia dla zdrowia i życia pracownika, np. instrukcja przy pracach administracyjno- biurowych.
-
Instrukcje stanowiskowe- dotyczące konkretnego stanowiska, np. instrukcja bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku kierownika ds. obsługi klienta.
Jakie elementy powinny zawierać instrukcje BHP?
Głównym celem prawidłowo sporządzonej instrukcji jest, podniesie bezpieczeństwa w danym zakładzie, poprzez ukierunkowanie pracowników na prawidłowe zachowania. Jednakże, aby ten cel osiągnąć, musi ona zawierać następujące elementy:
Uwagi ogólne- w punkcie tym mogą się znaleźć takie informacje, jak: kogo instrukcja dotyczy, informacje dotyczące badań profilaktycznych, czy też kto jest uprawniony do obsługi danego urządzenia.
Podstawowe warunki bezpiecznej pracy- np. informacje dotyczące organizacji stanowiska pracy pod względem bezpieczeństwa.
Czynności do wykonania przed rozpoczęciem pracy- np. kontrola techniczna stosowanych urządzeń tj. komputer, drukarka, czy też niszczarka.
Czynności w trakcie trwania pracy, które zapewnią bezpieczeństwo podczas wykonywania obowiązków np. stosowanie środków ochrony indywidualnej, czy też niepalenie tytoniu przy stanowisku pracy.
Wykaz czynności zabronionych- np. zakaz samodzielnego naprawiania urządzenia podczas jego awarii, zakaz spożywania posiłków w miejscu do tego nieprzeznaczonym i inne.
Czynności do wykonania po wykonaniu pracy- np. uporządkowanie stanowiska pracy, wyłączenie z sieci urządzeń i inne.
Uwagi końcowe- np. informacje dotyczące sposobów postępowania w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej np. pożaru, napadu rabunkowego.
Należy pamiętać, że każda instrukcja powinna opierać się na uwarunkowaniach prawnych i normach. Jednakże nie ma obowiązku powoływania się na te przepisy, gdyż i tak pracownikowi niewiele one mówią.
Cechy dobrej instrukcji BHP
Każda instrukcja kierowana jest przede wszystkim do pracowników. To na jej podstawie wykonują oni szereg czynności związanych z pracą. Aby uznać taki dokument BHP za dobry, musi on spełnić kilka kryteriów.
Przede wszystkim instrukcja musi być krótka. Zbyt duża ilość informacji może zniechęcić pracownika do jej przeczytania. Musi być ona również rzetelna i zgodna z rzeczywistością. Zakłamywanie lub pominięcie istotnych informacji może negatywnie wpłynąć na bezpieczeństwo pracownika. Instrukcja musi być czytelna oraz na bieżąco aktualizowana. Wszelkie zmiany np. zakup nowego sprzętu biurowego może wygenerować nowe zagrożenia.
Gdzie powinny znajdować się instrukcje BHP?
Kolejną kwestią spędzającą sen z powiek pracodawcom, jest to, gdzie takie dokumenty powinny się znaleźć. Błędnym myśleniem jest to, że powinny być porozwieszane w pobliżu stanowiska. Owszem, nie jest to zabronione, aczkolwiek powieszenie wszystkich instrukcji w jednym miejscu może wprowadzić zamęt i bałagan.
Nie ma przepisów, które by jasno określały, gdzie taka dokumentacja BHP ma się znaleźć. Istotne jest, aby była ona łatwodostępna dla każdego pracownika. Z powodzeniem możesz umieścić je w segregatorze lub teczce, założyć odpowiednią szafkę, a te najczęściej używane powiesić przy danym urządzeniu. Pamiętaj, żeby nie znajdowały się one w pomieszczeniach (np. biura kierownika, dyrektora itp.), które są zamykane, ponieważ każdy pracownik musi mieć do nich swobodny dostęp.
Jakie instrukcje BHP powinny znaleźć się w biurze?
Mylne jest stwierdzenie, że w biurze nie ma wypadków. Nawet nie zdajemy sobie sprawy, jak często do nich dochodzi. Mimo iż na pierwszy rzut oka nie widać zagrożeń, to jednak istnieją. Jednym z nich jest porażenie prądem wynikłe przy błędnym użytkowaniu urządzenia lub obsługi sprzętu biurowego, które nie do końca jest sprawne. Dlatego też również i w biurach niezbędne jest stosowanie instrukcji.
Wśród dokumentacji BHP dla biura, która zawiera wszelkie wytyczne i procedury, nie może zabraknąć m.in. następujących instrukcji.:
-
przy pracach administracyjno- biurowych
-
praca przy monitorze ekranowym
-
praca przy urządzeniach do kopiowania- kserokopiarka, skaner, faks
-
praca przy niszczarce do dokumentów
-
postępowanie w przypadku pożaru
-
udzielanie pierwszej pomocy.
Oczywiście jest to tylko część z instrukcji, które powinny znaleźć się w biurach. To, jakie wybierzesz, uzależnione jest od specyfiki pracy w danym pomieszczeniu biurowym, stosowanych urządzeniach oraz czasu spędzanego przed monitorem. Nie może również zabraknąć instrukcji, które dotyczą każdego pracownika.
Korzyści z dobrze sporządzonych instrukcji
Jeżeli nie wiesz, jakie instrukcje powinny znaleźć się w danym miejscu pracy, to powinieneś skorzystać z usług specjalistycznych firm zewnętrznych. Wadliwie sporządzone instrukcje mogą wprowadzić pracowników w błąd, a on może przyczynić się do wypadku, w wyniku którego pracownik biurowy dozna uszczerbku na zdrowiu.
Czy wiesz, że…w 2019 roku najczęstszą przyczyną wypadków przy pracy, było nieprawidłowe zachowanie się pracownika? Według danych z Głównego Urzędu Statystycznego udział procentowy tej przyczyny wynosił ponad 60% wśród pozostałych. Zdecydowanie do nieprawidłowych zachowań pracownika należy nieprzestrzeganie instrukcji BHP. Dlatego też należy pilnować, aby pracownik stosował się do tych dokumentów oraz dopilnować, żeby były one sporządzone w sposób dla nich zrozumiały.Do wypadków dochodziło również wtedy, gdy pracodawca wdrożył na stanowisko pracy, wadliwe instrukcje.
Rzetelnie sporządzone instrukcje niosą ze sobą szereg korzyści. Jednym z nich i zarazem najważniejszą jest zwiększenie bezpieczeństwa w pracy. Prawidłowe instrukcje nie generują również dodatkowych dla pracodawców kosztów, ponieważ nie jest on zobowiązany do wypłaty odszkodowań, czy też kosztów procesów. Dodatkowo praca wykonywana zgodnie z instrukcjami jest lepsza jakościowo.
Podsumowanie
Instrukcje BHP to nie tylko obowiązek, ale jednakowe korzyści dla pracowników oraz ich pracodawców. Zwiększają one świadomość tego, jak ważne jest bezpieczne wykonywanie obowiązków. Zaleca się, aby sporządzane one były przez specjalistów, którzy rzetelnie i kompletnie wyznaczą odpowiednie zasady BHP i procedury. Gotowe instrukcje można również zakupić w sklepie. Ogromną zaletą tego rozwiązania jest to, iż spełniają one wszelkie normy prawne.
